4 clés pour s’organiser et gérer ses priorités en période de confinement

Vendredi 20 mars.

Voilà une semaine que nous expérimentons tous ensemble le confinement. Une semaine pour nous adapter et trouver de nouveaux repères, avec plus ou moins de succès.

Dans les questions, nombreuses, auxquelles j’ai répondu suite à ma proposition de lundi dernier, par mail, mais aussi dans le groupe Facebook S’organiser et gérer ses priorités en télétravail créé lundi pour l’occasion, une préoccupation est revenue en boucle : « Mon souci est le manque de concentration ! Je n’arrive plus, depuis lundi, à me concentrer et avancer sur mon travail (ou sur ma recherche d’emploi). »

Mon souci est le manque de concentration ! Je n’arrive plus, depuis lundi, à me concentrer et avancer sur mon travail (ou sur ma recherche d’emploi).

Voici quelques clés, a minima, pour garder le cap en ce temps de crise et parvenir à avancer (chaque fois que c’est nécessaire) sur nos priorités :

1- Déculpabilisez !

D’abord, même si je l’ai déjà dit à plusieurs reprises, déculpabilisez, vraiment ! Ne vous mettez pas une pression disproportionnée au regard du contexte que nous vivons. J’ai entendu ou lu dans vos messages ou vos mails « Dans ce flot de pensées qui se résume à parer aux urgences… », « Mon esprit n’est pas focus… », « Cloisonner est difficile… ».

En réalité, nous l’avons tous vécu cette semaine (moi compris, je vous rassure) et le vivons encore. J’ai également, depuis lundi, privilégié le plus urgent, suis allée récupérer mes dossiers, mes courriers au bureau à deux reprises, aller à la pharmacie, faire mes dernières courses (plus de sacs poubelles… et plus de piles pour la télécommande de la XBox de mon fils !) avant le confinement, appeler mon expert-comptable, tout en essayant, comme j’ai pu, de mettre en place la classe à la maison et de prendre des dispositions pour mes stagiaires et clients en cours.

J’ai donc été, c’est peu dire, beaucoup moins productive, concentrée et efficace, qu’habituellement. Mon esprit, comme le vôtre j’imagine, a été focalisé sur la situation, un peu comme si nous étions passés en mode survie (ce qui est le cas in fine) tout en prenant connaissance, au fil des annonces d’Emmanuel Macron, de Jérôme Salomon ou d’Edouard Philippe, des nouvelles mesures en vigueur. Il est encore un peu tôt en réalité pour installer de nouvelles routines, ce sera chaque jour un peu plus facile, et vous verrez que ça ira déjà beaucoup mieux courant semaine prochaine !

Autorisez-vous à relâcher la pression et à faire preuve, avec vous-même d’abord, de beaucoup de bienveillance et d’indulgence ! Notre esprit était cette semaine d’abord occupé à encaisser le choc, à le comprendre, à le digérer, bref à faire face à cette situation inédite. Nous avons tenté de faire bonne figure pour ne pas angoisser davantage nos enfants et de nous organiser, mais le stress, la peur, l’angoisse et l’anxiété sont bien réelles. Nous ne pouvons pas faire comme si de rien n’était et chercher à nous organiser, comme nous le faisons habituellement. Notre corps, nos émotions, ne mentent pas. Vous aurez d’ailleurs peut-être remarqué une fatigue s’installer à partir de mercredi ou jeudi, alors que nous sommes a priori moins actifs. Là encore, c’est normal. Il s’agit simplement d’un contrecoup légitime face à tout ce que nous avons dû encaisser en si peu de temps. Depuis la semaine dernière, nous nous suradaptons en permanence, jour après jour, et la fatigue psychique et émotionnelle se fait sentir.

Nous allons, chacun à notre façon, à condition que nous nous laissions un peu de temps et que nous fassions preuve d’auto-compassion, d’intelligence, de patience et de créativité (qualités dont nous sommes tous dotées), progressivement installer un nouveau rythme de vie, plus doux, plus lent aussi.

Est-ce une si mauvaise chose ?

2- Focalisez-vous uniquement sur vos priorités !

Mettez de côté tout ce qui ne relève pas, à partir de maintenant, de vos priorités. Reportez, en tous les cas pour l’instant, tout ce qui peut l’être, au moins d’une ou deux semaines si vous en avez la possibilité.

Interrogez-vous à tête reposée sur ce qui est essentiel à votre activité professionnelle, a fortiori si vous êtes entrepeneur.e.

J’ai pour ma part, dès lundi dernier, reporté plusieurs réunions et rendez-vous téléphoniques non essentiels à la semaine suivante, pour me laisser le temps de prendre des dispositions, m’organiser et trouver mes marques durant cette première semaine. Bref, comme je l’ai dit plus haut, pour parer au plus urgent.

S’il le faut, prenez une feuille de papier, votre carnet ou ouvrez un document Word et notez tout ce que vous pensez devoir faire, puis demandez-vous pour chaque point que vous noterez s’il est prioritaire ou non, si vous pouvez le reporter, voire l’annuler carrément. Une fois vos points (réellement) prioritaires identifiés, hiérarchisez-les, même si l’exercice vous semble scolaire. Notre cerveau, surtout en cette période d’agitation extrême, a besoin de se raccrocher à des choses simples, à un fil conducteur. On parle alors de « feuille de route attentionnelle ».

3- Fixez-vous des micro-objectifs clairs par jour !

Plus que jamais et pour les raisons évoquées plus haut, fixez-vous chaque jour, soit la veille au soir à tête reposée, soit le matin lorsque vous démarrez votre journée de travail, des micro-objectifs clairs. Là encore, ce sera votre feuille de route attentionnelle pour la journée. Votre esprit a besoin de retrouver de la lucidité, de la clarté et du calme. Offrez-lui le temps de reprendre ses esprits (c’est le cas de dire !) en lui facilitant la tâche, en l’aidant en lui fixant un cap clair, en lui donnant des jalons, des points d’étapes, des petits caps à franchir les uns après les autres.

Fixez-vous chaque jour, soit la veille au soir à tête reposée, soit le matin lorsque vous démarrez votre journée de travail, des micro-objectifs clairs.

Plus que jamais, adoptez la Voie du Kaizen, la philosophie des petits pas à laquelle, vous le savez, je suis très attachée !

4- Privilégiez des plages de temps plus courtes !

Puisque vous aurez à concilier télétravail, classe et enfants à la maison, je ne peux que vous conseiller (de toute manière, vous n’aurez pas le choix !) de privilégier des plages ou des blocs de travail plus courts. Gardez à l’esprit que vous ne serez probablement pas aussi efficaces et productifs que vous l’êtes habituellement (n’est-ce pas ?), mais vous pouvez préserver, protéger des petites plages de temps durant lesquelles vous serez efficaces. C’est toute l’idée du slow working, que je défends dans mon livre à paraître : travailler moins mais mieux !

Vous y parviendrez peut-être en adaptant vos horaires de travail en vous isolant dans une autre pièce si vous en avez la possibilité, en commençant plus tôt le matin, au calme, quand les enfants dorment encore, si c’est possible, ou plus tard quand les enfants sont couchés. Libre à chacun, bien sûr, en fonction de ses contraintes et de ses marges de manoeuve, de « bricoler » dans ce contexte des solutions qui vous permettront, malgré tout, de continuer à travailler.

Je m’arrête là pour aujourd’hui, ce billet est déjà bien long ! Je reviendrai avec d’autres pistes, encore plus concrètes, courant semaine prochaine.

En attendant, gardez votre calme, préservez votre sérénité, soyez positif et doux, plus que jamais, avec vous-même et avec vos proches !

Je vous partage ici, il me semble que c’est d’actualité, notre Manifeste pour une vie plus douce… N’hésitez pas à le partager largement autour de vous.

Chaleureusement,

Diane

PS : je reste disponible par mail et gracieusement pour vous aider dans vos soucis personnels et professionnels d’organisation et de gestion des priorités.